Pronalaženje odgovarajuće kancelarije mnogo je više od izbora dobre lokacije ili prihvatljive cene zakupa. Veličina poslovnog prostora jedan je od najvažnijih faktora koji utiče na svakodnevni rad zaposlenih, produktivnost tima i mogućnost budućeg razvoja kompanije.
Ipak, mnoge firme prilikom traženja nove kancelarije prave istu grešku – fokusiraju se isključivo na broj kvadrata, umesto na način na koji će se taj prostor koristiti.
Bilo da tražite privatnu kancelariju za manji tim, planirate iznajmljivanje kancelarije u Beogradu za rastuću kompaniju ili razmatrate veće poslovne kancelarije za nekoliko desetina zaposlenih, važno je pronaći prostor koji će odgovarati vašem načinu rada danas, ali i podržati razvoj poslovanja u godinama koje dolaze.
Ne određuje broj zaposlenih koliko vam prostora treba
Kada kompanija počne da traži novu kancelariju, prvo pitanje uglavnom glasi: „Koliko nas ima?“ Međutim, mnogo važnije pitanje je: „Kako radimo?“
Dve firme koje imaju po osam zaposlenih mogu imati potpuno različite potrebe. Marketinška agencija u kojoj zaposleni svakodnevno sarađuju, održavaju kreativne sastanke i često primaju klijente neće koristiti prostor na isti način kao računovodstvena kancelarija ili IT kompanija čiji zaposleni većinu vremena provode za svojim radnim mestima.
Na izbor kancelarije utiče i to da li kompanija primenjuje hibridni model rada, koliko često se organizuju sastanci, da li zaposleni koriste dodatnu opremu i da li postoji plan za širenje tima. Upravo zato nije dovoljno računati samo koliko kvadratnih metara „otpada“ na jednog zaposlenog. Dobro organizovan prostor često može pružiti mnogo više komfora nego znatno veća kancelarija sa lošim rasporedom.
Kolika kancelarija je dovoljna za tim od četiri osobe?
Za manje kompanije ili novoosnovane firme, privatne kancelarije predstavljaju najpraktičnije rešenje. Tim od četiri osobe najčešće ne traži veliki prostor, ali je važno da kancelarija omogući nesmetan rad bez osećaja skučenosti.
Pored četiri radna mesta, poželjno je da postoji dovoljno prostora za odlaganje dokumentacije, kraće interne sastanke ili razgovore sa klijentima. Kada zaposleni imaju mogućnost da se slobodno kreću i rade bez međusobnog ometanja, svakodnevne aktivnosti postaju znatno efikasnije.
Mnoge kompanije u ovoj fazi biraju najmanju moguću kancelariju kako bi smanjile troškove.
To može biti dobro kratkoročno rešenje, ali ukoliko postoji plan da se tim proširi u narednih šest do dvanaest meseci, često je isplativije odmah izabrati nešto veći prostor nego organizovati novo preseljenje čim se zaposli još nekoliko ljudi.
Šta se menja kada tim poraste na osam zaposlenih?
Sa rastom kompanije rastu i zahtevi koje kancelarija treba da ispuni. Tim od osam ljudi više ne koristi prostor samo za individualni rad. Sve češće se održavaju sastanci, organizuju video pozivi, dolaze klijenti ili partneri, a zaposleni imaju potrebu za većim nivoom privatnosti.
Upravo u ovoj fazi raspored kancelarije postaje važniji od same kvadrature. Dobro osmišljene poslovne kancelarije omogućavaju da zaposleni rade koncentrisano, dok istovremeno imaju dovoljno prostora za saradnju kada je ona potrebna. Kancelarija više nije samo mesto sa radnim stolovima – ona postaje prostor koji podržava komunikaciju, organizaciju i kulturu kompanije.
Zbog toga sve više firmi bira fleksibilne poslovne prostore, odnosno moderne poslovne prostore koji su projektovani tako da se lako prilagođavaju različitim potrebama korisnika. Takvi prostori omogućavaju kompanijama da po potrebi koriste sale za sastanke, kuhinju, zajedničke prostore i dodatne usluge, čime posebno manje kompanije mogu značajno da smanje troškove u odnosu na tradicionalnu privatnu kancelariju u kojoj bi sve ove sadržaje morale da obezbede i opreme samostalno.
Kako izgleda kancelarija za dvadeset zaposlenih?
Kada kompanija dostigne dvadesetak zaposlenih, kancelarija postaje važan deo organizacije poslovanja. U ovoj fazi više nije dovoljno obezbediti samo dovoljan broj radnih mesta. Potrebno je razmišljati o tome kako će različiti timovi međusobno sarađivati, gde će se održavati sastanci i kako će zaposleni provoditi pauze.
Prevelika koncentracija ljudi u jednom prostoru često dovodi do buke, otežane komunikacije i smanjene produktivnosti. Sa druge strane, prevelika kancelarija može stvoriti osećaj praznog prostora i nepotrebno povećati troškove zakupa.
Idealno rešenje je kancelarija koja omogućava ravnotežu između zajedničkog rada i privatnosti. Kada postoji jasno definisan prostor za sastanke, razgovore sa klijentima i svakodnevne aktivnosti zaposlenih, rad postaje organizovaniji, a sama kancelarija ostavlja profesionalniji utisak na poslovne partnere.
Ovakav model je posebno praktičan za kompanije koje posluju kao lokalne kancelarije ili remote offices internacionalnih kompanija. Kada timovi iz različitih zemalja svakodnevno sarađuju, povremeno se organizuju takozvane „link weeks“ – okupljanja čiji je cilj da se kolege upoznaju uživo, bolje razumeju način rada jedni drugih i dodatno unaprede svakodnevnu saradnju.
U takvim situacijama fleksibilni poslovni prostori omogućavaju kompaniji da privremeno poveća kapacitet radnih mesta i ugosti kolege iz inostranstva, uz mogućnost organizovanja zajedničkih obroka, sastanaka i radionica.
Prednost ovakvog rešenja je i finansijska fleksibilnost. Kompanija ne mora da zakupljuje i oprema veći prostor tokom cele godine samo zbog nekoliko periodičnih okupljanja. Umesto toga, dodatni kapacitet može da koristi upravo onda kada joj je potreban, dok svakodnevno zadržava optimalno dimenzionisan privatni prostor.
Na taj način kancelarija ostaje prilagođena realnim potrebama poslovanja, a povremena okupljanja zaposlenih mogu da budu fokusirana na zajednički rad, razmenu iskustava i bolje povezivanje timova, a ne samo na klasičan team building.
Da li je bolje izabrati veću kancelariju?
Ovo je jedno od pitanja koje postavljaju gotovo sve kompanije koje razmišljaju o iznajmljivanju kancelarije. Odgovor zavisi od planova razvoja.
Ako je broj zaposlenih stabilan i ne očekuju se značajne promene, nema potrebe plaćati prostor koji će ostati neiskorišćen. Međutim, ukoliko kompanija planira nova zapošljavanja ili širenje poslovanja, nešto veća kancelarija može biti dugoročno isplativije rešenje.
Preseljenje kancelarije zahteva vreme, organizaciju i dodatne troškove. Zato je često bolje izabrati prostor koji ostavlja određenu rezervu za rast nego tražiti novu lokaciju već nakon godinu dana.
Naravno, ni preterivanje nije dobro. Prevelik poslovni prostor povećava troškove zakupa, održavanja i opremanja, a zaposleni ga često ni ne koriste u potpunosti.
Zašto je lokacija jednako važna kao i veličina kancelarije?
Čak i savršeno organizovan poslovni prostor neće biti dobro rešenje ukoliko nije lako dostupan zaposlenima i klijentima. Zbog toga su kancelarije u Beogradu, a posebno kancelarije na Novom Beogradu, među najtraženijim opcijama za domaće i međunarodne kompanije.
Blizina glavnih saobraćajnica, dobra povezanost gradskim prevozom, dostupnost parking mesta i razvijena poslovna infrastruktura imaju veliki uticaj na svakodnevno funkcionisanje firme. Lokacija utiče ne samo na zadovoljstvo zaposlenih, već i na utisak koji kompanija ostavlja na klijente i poslovne partnere.
Kada se veličina kancelarije i kvalitet lokacije pravilno uklope, kompanija dobija prostor koji podržava njeno poslovanje na duži rok.
Kako doneti pravu odluku?
Prilikom izbora kancelarije nije dovoljno razmišljati samo o današnjim potrebama. Dobro je postaviti nekoliko pitanja: gde želite da vaša kompanija bude za godinu ili dve, koliko ljudi planirate da zaposlite i da li će način rada ostati isti ili će se menjati.
Najbolja kancelarija nije nužno najveća niti najskuplja. To je prostor koji omogućava zaposlenima da rade efikasno, pruža dovoljno fleksibilnosti za budući rast i ostavlja profesionalan utisak na klijente. Upravo zato fleksibilni poslovni prostori u Beogradu postaju sve popularniji izbor za kompanije različitih veličina i potreba.
Fleksibilni poslovni prostori danas obuhvataju nekoliko različitih modela. Coworking open space prostori predstavljaju najpristupačniju opciju i najčešće ih koriste freelanceri, preduzetnici i pojedinci kojima je potreban profesionalan prostor za rad bez obaveze dugoročnog zakupa.
Privatne kancelarije u okviru većih poslovnih centara namenjene su manjim kompanijama i timovima koji žele sopstveni, izdvojeni prostor, ali i pristup zajedničkim sadržajima.
Servisirane kancelarije, sa druge strane, često biraju kompanije koje mogu relativno jasno da projektuju svoj rast u naredne dve do tri godine i žele da prostor prilagođavaju razvoju poslovanja bez velikih početnih ulaganja.
Popularnost ovog koncepta u Beogradu potvrđuje i obim tržišta. Prema podacima međunarodnih real estate agencija koje posluju u Srbiji, u Beogradu trenutno postoji oko 80.000 m² fleksibilnih poslovnih prostora, koji su najvećim delom smešteni u kvalitetnim poslovnim zgradama. Da interesovanje za ovaj model značajno raste pokazuje i podatak da su operateri koji nude fleksibilne poslovne prostore u poslednje tri godine udvostručili svoje portfolije.
Posebno je popularan premium segment fleksibilnih poslovnih prostora. Njega često biraju kompanije koje već imaju iskustva sa ovakvim konceptom u velikim svetskim metropolama i očekuju sličan nivo kvaliteta, usluge i fleksibilnosti i na lokalnom tržištu. Zbog toga se i operateri u Beogradu sve više usmeravaju na praćenje međunarodnih standarda i očekivanja klijenata, od kvaliteta poslovnog prostora i opreme do nivoa dodatnih usluga i korisničkog iskustva.
